O avanço dos sistemas de armazenamento e processamento de dados característicos das TIs (tecnologias da informação) transformou em profundidade a gestão orçamentária e financeira das prefeituras. Mas isso faz, já, bastante tempo, a ponto de ninguém mais se lembrar da contabilidade pública feita manualmente, em livros e papeis. Ufa! Os computadores, softwares e aplicativos fazem parte do quotidiano dos funcionários do setor, embora a qualidade do que está disponível varie muito de local para local, assim como as habilidades dos que fazem uso desses recursos da informática.
Um fenômeno curioso (e perigoso) que se verifica nos ambientes de trabalho do poder público municipal se instalou, porém, e teima em se fazer presente, na área orçamentária e financeira: muitos acreditam que os equipamentos e programas computacionais são suficientes para assegurar a gestão de alta qualidade do dinheiro público. E assim pensando, atribuem os problemas que persistem às imperfeições e defeitos dos sistemas utilizados, que não geram as informações e relatórios com as características e pontualidade necessárias às decisões quotidianas.
De fato, a qualidade e agilidade da imensa maioria dos sistemas utilizados nas prefeituras para a gestão orçamentária e financeira nem de longe se compara aos que existem nas empresas para lidar com o dinheiro. Mas não se trata, claramente, de problemas do âmbito da informática ou das TIs, pois se assim fosse também as empresas se deparariam com obstáculos para bem gerir seus orçamentos e suas finanças com os recursos de TI hoje viáveis.
O que se passa no setor público municipal é que a reunião, organização e análise das informações orçamentárias e financeiras para a tomada e monitoramento das decisões pertinentes à área não é feita e, quando é, não o é a contento. Os relatórios gerados pelos sistemas da contabilidade pública têm formato e contém informações que não são exatamente aquelas que é preciso ter em mãos para saber sobre o andamento das receitas, gastos e resultados. Geralmente são concebidos por empresas contratadas para assegurar os demonstrativos legalmente exigidos para prestação de contas e não para a gestão, propriamente. E as prefeituras contratantes não sabem o que exigir dos contratados para serem atendidas em suas necessidades de gestão, dando-se por satisfeitas por se verem livres de cobranças dos tribunais de contas.
Raros são os verdadeiros analistas orçamentários e financeiros nas prefeituras. Raros são os agentes públicos, principalmente de carreira, que se dedicam a reunir, organizar e estudar as informações orçamentárias e financeiras de modo a produzir os elementos necessários para dizer ao prefeito se ele está gastando muito ou pouco, com ou sem lastro financeiro (responsabilidade fiscal), com ou sem impacto sobre o plano de governo (responsabilidade orçamentária), respeitanto pisos (percentuais com saúde e educação) e tetos (despesa com pessoal) ; para dizer a ele se vai haver ou não aumento real da receita no orçamento do próximo ano, se haverá ou não excesso de arrecadação suficiente para reorientar dotações até o final deste ano etc. E esse grave déficit não se resolve com mais gastos em TIs.
O fato é que as próprias TIs em mãos inábeis terminam mais atrapalhando do que ajudando a gestão: começa a aparecer uma profusão de dados e relatórios que ninguém entende e muito menos utiliza. Por isso, há que se dotar as prefeituras de profissionais com profundo conhecimento de finanças públicas e orçamento, para que eles possam não só orientar a confecção de relatórios e extração de dados compreensíveis e utilizáveis para efetivamente responder às perguntas chaves sobre o dinheiro público: quanto entra e quando, quanto sai e quando, a que se destinou e se destinará cada gasto, haverá ou não equilíbrio de caixa (e se não houver haverá como resolver o déficit), os gastos estão ou não contribuindo para que se cumpra o plano de governo etc.
Há que se dizer, por fim, que a boa e velha planilha continua sendo importante para o analista que não se encontra dotado de um sistema integrado de gestão orçamentária e financeira bem calibrado, conforme suas necessidades de tomada de decisão e monitoramento de resultados: com a planilha, séries históricas e análises verticais e horizontais (por exemplo), a preços nominais e reais, podem ser construídas e modificadas conforme necessidades quotidianas, sem ter que abrir uma ordem de serviço à empresa que fornece o sistema contábil para que ela organize as informações necessárias a cada momento. Utilizando quotidianamente as planilhas, o gestor vai acumulando práticas e dados que, posteriormente, pode organizar para demandar melhorias no sistema contábil que tem à disposição.
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